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继续教育学院档案管理制度
2016-06-30 09:22     (点击: )

档案资料管理是学院常规管理的一个重要组成部分。它是学院从事招生、教学、管理工作的历史纪录,又是全院工作成绩的客观见证,也为学院各级领导,分析、总结、部署、调度学院工作作出决策提供准确、可靠的依据。

为加强学院档案工作,有效地保护和利用档案,特制定本制度。

一、档案保管制度

1、档案实行专人管理,管理严格保管档案箱钥匙,不得带至办公室外,非档案管理人员不得随便开启档案箱。

2、不得利用工作之便私自摘录、擅自为他人查阅档案,不得向外传播和介绍档案。

3、科学管理档案,档案查阅完毕,随时归还原处;档案按年代,各部门类别合理存放。

4、维护档案安全,每个档案箱必须保持整洁。

二、档案保密制度:

1、档案工作人员必须严格遵守纪律,保守秘密,不得擅自扩大档案利用范围,不得泄露档案内容。

2、严格档案借阅制度,健全手续,做到万无一失。

三、档案查、借阅制度

1、外单位查、借档案,必须持单位介绍信,审明查档案原因,经学院领导及分管档案管理的办公室主任批准后方可准予查阅。

2、查、借档案者必须认真填写查、借阅登记表;填写查、借阅申请单。

3、查、借档案者要爱护档案,不准在卷内涂改、勾画、撕拆、抽取档案。

4、查阅档案一律在档案室内查阅,原件不得借出。

5、档案归还时,档案工作人员应清点无误后签收,发现问题要查明原因,报领导处理。

、档案立卷归档制度

1、各部门在工作活动中形成和使用的各种有保存价值的文件以及其它有关材料应立卷归档。

2、每年将有保存价值的文件材料,按照“年度——机构——问题”和文件形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,分类准确,合理组卷。

3、立卷要做到书面材料规范,排列顺序正确,目录、页码清楚,案卷整齐美观。

4、各部门归档的案卷必须编制移交目录,向档案室移交,交接双方按移交目录清点核对,并履行签字手续。档案室对接收的案卷进行质量检查,及时登记,编目保存。

五、各部门档案归档范围

办公室:

1、上级关于成人教育工作的有关文件

2、陕西科技大学文件

3、继续教育学院文件

4、固定资产管理

5、函授站管理及与各学院、函授站费用核算

6、学院用印、用车管理

7、学院人员工资、津贴发放

8、学院各项费用结算单据

9、学院工作人员年度考核表

10、其它具有保存价值文件及材料

招生办公室:

1、招生工作计划及有关方面文件

2、招生工作总结

3、新生录取大表

4、新生报到注册单

5、新生入学告知书

6、招生资料

7、考生信息表

8、新生入学登记表

9、其它具有保存价值文件及材料

学工部:

1、学生处分材料

2、学生奖励材料

3、其它具有保存价值文件及材料

培训部:

1、远程教育文件

2、远程教育材料

3、其它具有保存价值文件及材料

教务部:

1、专业调整及新增专业审批文件

2、教学规章制度

3、教学计划

4、课表、每学年任课教师派遣名单

5、教学检查材料

6、毕业生登记表、学生成绩登记表

7、其它具有保存价值文件及材料

各部门应坚持做好档案资料收集的基础工作,做好平时原始文件、资料的登记工作,使我院的档案管理标准化、规范化。

继续教育学院

2012年2月26日

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